Как рассчитать количество свадебных приглашений: полное руководство для молодоженов

Как рассчитать количество свадебных приглашений?

Одним из первых вопросов после составления списка гостей становится: сколько свадебных приглашений необходимо заказать?

Многие пары совершают одну и ту же ошибку — считают количество гостей и заказывают столько же приглашений. В результате часть приглашений остается невостребованной, а иногда, наоборот, их не хватает.

На самом деле расчет количества свадебных приглашений намного проще, если знать несколько правил. В этой статье мы расскажем, как правильно рассчитать количество приглашений на свадьбу, сколько экземпляров стоит заказать про запас и какие нюансы важно учесть перед отправкой гостям.

Почему количество приглашений не равно количеству гостей?

Главное правило, которое удивляет большинство молодоженов: одно приглашение чаще всего предназначено не одному человеку, а одной семье, паре или домохозяйству.

Например:

• Иван и Мария — одно приглашение.
• Семья Петровых (родители и дети) — одно приглашение.
• Бабушка и дедушка, живущие вместе — одно приглашение.
• Незамужняя подруга — одно приглашение.
• Коллега без пары — одно приглашение.

Именно поэтому при списке из 80–100 гостей обычно требуется всего 45–60 приглашений, а не 80–100.

Как правильно рассчитать количество свадебных приглашений

Перед оформлением заказа разделите гостей на несколько категорий.

1. Семейные пары

Если супруги или пара живут вместе, им достаточно одного приглашения.

Например:

• Антон и Екатерина — 1 приглашение.
• Сергей и Ольга — 1 приглашение.

2. Семьи с детьми

Если родители и дети приглашены вместе, также оформляется одно приглашение на всю семью.

Например:

Семье Ивановых

или

Александру, Марии и детям

3. Одинокие гости

Каждому гостю, который приходит один, понадобится отдельное приглашение.

Например:

• сестра;
• друг;
• коллега;
• крестная;
• однокурсник.

4. Пары, проживающие отдельно

Если молодые люди встречаются, но живут отдельно, решение остается за вами.

Обычно существует два варианта:

• отправить одно приглашение обоим;
• отправить каждому собственное приглашение.

Если вы хотите подчеркнуть внимание к каждому гостю, второй вариант выглядит более персональным.

Простая формула расчета

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь простой схемой.

Количество приглашений =

Количество семей + Количество пар + Количество гостей, приглашенных индивидуально + Запас

Именно такая формула используется большинством свадебных организаторов.

Пример расчета

Представим свадьбу на 90 гостей.

Список выглядит следующим образом:

• 18 семей;
• 12 семейных пар;
• 30 гостей без пары.

Получаем:

18 + 12 + 30 = 60 приглашений

Добавляем запас:

60 + 7 = 67 приглашений

В результате вместо 90 экземпляров достаточно заказать всего 65–70 приглашений.

Это позволяет существенно сократить расходы без ущерба для подготовки.

Сколько приглашений заказать про запас?

Практически все дизайнеры свадебной полиграфии рекомендуют делать небольшой резерв.

Даже если список гостей полностью готов, дополнительные экземпляры могут понадобиться в следующих случаях:

• вы решили пригласить новых гостей;
• испортили приглашение при подписании;
• изменился список приглашенных;
• понадобился экземпляр для фотографа;
• одно приглашение хочется сохранить в семейном архиве;
• несколько приглашений понадобятся для свадебной фотосессии.

Оптимальный запас — от 5 до 10% от общего количества приглашений.

Например:

Планируемые приглашения	Рекомендуемый запас
30	+3–4
50	+5
70	+6–7
100	+8–10

Такой запас практически всегда оказывается достаточным.

Самые распространенные ошибки

Во время подготовки к свадьбе пары чаще всего допускают несколько типичных ошибок.

Заказывают приглашение на каждого человека

Это самая распространенная ошибка, из-за которой бюджет увеличивается на десятки процентов.

Если супруги или семья проживают вместе, одного приглашения вполне достаточно.

Не учитывают новых гостей

За несколько месяцев подготовки список гостей редко остается неизменным.

Поэтому небольшой резерв практически всегда оказывается полезным.

Не оставляют приглашение на память

Красивое дизайнерское приглашение становится частью семейной истории.

Многие пары спустя годы пересматривают свадебный альбом вместе с приглашением, поэтому обязательно сохраните хотя бы один экземпляр.

Заказывают слишком мало

Иногда желание сэкономить приводит к обратной ситуации.

Если после печати потребуется изготовить всего несколько дополнительных приглашений, стоимость одного экземпляра обычно оказывается значительно выше, чем при основном тираже.

Поэтому гораздо выгоднее сразу предусмотреть небольшой запас.

Когда лучше заказывать свадебные приглашения?

После того как вы рассчитали необходимое количество приглашений, возникает следующий вопрос — когда их заказывать?

Оптимальный срок зависит от формата свадьбы, количества гостей и сложности изготовления приглашений.

В среднем рекомендуются следующие сроки:

Тип свадьбы	Когда заказывать приглашения	Когда отправлять гостям
Классическая свадьба	За 3-4 месяца	За 2-3 месяца
Свадьба в высокий сезон	За 4-5 месяцев	За 3 месяца
Камерная свадьба	За 2-3 месяца	За 1,5-2 месяца
Выездная свадьба или свадьба в другом городе	За 5-6 месяцев	За 4-5 месяцев

Если ваши приглашения включают индивидуальный дизайн, тиснение, фольгирование, сургучную печать, акриловые элементы или ручную сборку, стоит заложить дополнительное время на производство.

Нужно ли приглашение каждому члену семьи?

Этот вопрос задают практически все молодожены.

Ответ зависит от того, как именно вы приглашаете гостей.

Одно приглашение подойдет, если:

• супруги проживают вместе;
• семья приходит в полном составе;
• родители и дети приглашены вместе;
• бабушка и дедушка живут по одному адресу.

Отдельные приглашения лучше подготовить, если:

• взрослые дети живут отдельно;
• приглашенные проживают в разных городах;
• вы хотите сделать персональное приглашение каждому человеку;
• гости не являются семьей.

Такой подход выглядит более внимательным и позволяет избежать недоразумений.

Что делать, если список гостей изменился?

Практически ни одна свадьба не обходится без изменений.

Кто-то неожиданно подтверждает присутствие, кто-то сообщает о невозможности приехать, а иногда молодожены решают пригласить дополнительных гостей уже после начала подготовки.

Именно поэтому профессиональные организаторы рекомендуют заранее предусмотреть резерв приглашений.

Если изменения оказались значительными, лучше заказать дополнительную небольшую партию заранее, чем делать срочную допечатку за несколько дней до свадьбы.

Стоит ли экономить на количестве приглашений?

Иногда кажется, что заказ меньшего количества приглашений позволит сократить бюджет свадьбы.

На практике такая экономия редко оказывается оправданной.

Дополнительная печать небольшого тиража обычно обходится дороже одного экземпляра, чем изготовление полного комплекта сразу.

Кроме того, запасные приглашения пригодятся:

• для свадебной фотосессии;
• для оформления свадебного альбома;
• для семейного архива;
• если одно из приглашений будет испорчено при подписании;
• при появлении новых гостей.

Небольшой запас обходится значительно дешевле, чем повторный запуск печати.

Часто задаваемые вопросы

Сколько приглашений нужно на свадьбу на 30 человек?

В большинстве случаев достаточно 18-22 приглашений. Точное количество зависит от числа семейных пар и гостей, которые проживают вместе.

Сколько приглашений заказать на свадьбу на 50 гостей?

Обычно требуется 30-35 приглашений плюс несколько экземпляров про запас.

Сколько приглашений понадобится на свадьбу на 70 гостей?

Как правило, хватает 40-50 приглашений, если большинство гостей приходят парами или семьями.

Сколько приглашений нужно на свадьбу на 100 гостей?

Среднее количество составляет 55-70 приглашений. Рекомендуется дополнительно заказать 5–10 запасных экземпляров.

Можно ли отправить одно приглашение семейной паре?

Да. Это общепринятая практика.

На конверте можно указать имена обоих супругов или оформить приглашение на всю семью.

Нужно ли оставлять приглашение себе?

Обязательно.

Через много лет свадебное приглашение становится не просто полиграфией, а памятной семейной реликвией. Многие пары хранят его вместе с фотографиями, свадебной книгой пожеланий и другими памятными деталями своего торжества.

Итоги

Правильно рассчитать количество свадебных приглашений гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.

Не стоит ориентироваться только на число гостей. Намного важнее учитывать семьи, пары, гостей, проживающих вместе, а также предусмотреть небольшой запас на случай изменений.

Краткая памятка:

• считайте приглашения по семьям и парам, а не по количеству гостей;
• добавляйте запас 5-10%;
• сохраняйте несколько экземпляров для свадебной фотосессии и семейного архива;
• заказывайте приглашения заранее, особенно если выбираете индивидуальный дизайн и премиальные материалы.

Грамотный расчет позволит избежать лишних расходов, спокойно подготовиться к свадьбе и быть уверенными, что каждый приглашенный получит красивое приглашение вовремя.

Создадим приглашения специально для вашей свадьбы

В Weddings Inc. мы разрабатываем свадебные приглашения, которые отражают стиль и атмосферу вашего торжества. Индивидуальный дизайн, премиальные материалы, внимание к деталям и превосходное качество печати — всё для того, чтобы первое впечатление о вашей свадьбе стало по-настоящему незабываемым.

Если вы уже определились со списком гостей, мы поможем подобрать оптимальное количество приглашений, подготовим макет и изготовим комплекты, который идеально подойдут именно вашей свадьбе.